Secretaria asistente de Gerencia Bilingue. 10 a 15 años de exp.

Asistente Ejecutiva Bilingüe

Nivel de trabajo: Confianza y manejo
Jefe directo: director ejecutivo
Salario: 3.500.000
Ubicación: Cali, Colombia
Equipo: OPERATIONS
Objetivo del trabajo
Persona con alta experiencia como asistente de alta gerencia. Apoya en la gestión logística y
administrativa, según las necesidades del área. Manejo de agenda, proactiva y excelente manejo del
inglés.
Responsabilidades
 Redactar las actas de las entidades legales parte de la compañía.
 Hacer seguimiento a su registro y archivo correspondiente, de acuerdo a las regulaciones
aplicables.
 Velar por el cumplimiento de los acuerdos tomados durante las reuniones de accionistas de
las entidades legales parte de la empresa
 Velar por el cumplimiento de los acuerdos tomados durante las reuniones de alta gerencia
de Latinoamérica.
 Planificar, implementar y seguir procesos completos de compras y eventos respondiendo a
requerimientos de dirección regional.
 Manejar agenda de viajes, reunión, eventos, etc. del área.
 Apoyar aspectos logísticos del área.
 Mantener información actualizada relacionada a sus actividades en los espacios compartidos
digitalmente.
 Responder ante requerimientos de la dirección regional para facilitar reuniones (virtuales,
presenciales), notas, logística, seguimiento a invitaciones.
 Participar ofreciendo insumos para monitoreo de progresos y aprendizajes en la
implementación de procesos logísticos y administrativos.
 Recordar a la alta gerencia de los eventos o reuniones importantes.
 Gestionar el flujo de información de manera oportuna y correcta.
 Preparar informes de gestión, ocuparse de los pedidos de información, preparar la
correspondencia, recibir visitantes, coordinar llamadas telefónicas, y programar reuniones.
 Realizar cualquier otra tarea que se considere apropiada para esta función.
 Producir correos electrónicos y mensajes de alta calidad para personas de todos los niveles
de la organización.
 Mantener los documentos organizacionales, incluidos los organigramas actuales y las
biografías ejecutivas.
 Manejar las actividades habituales sin que se lo soliciten y avisar con antelación en caso de
problemas o retrasos.
 Ayudar en la edición de hojas de cálculo y presentaciones, incluida la impresión y
encuadernación, para reuniones con clientes.
Requisitos

Este puesto requiere grandes dotes organizativas, atención al detalle y capacidad para gestionar
múltiples tareas simultáneamente. Dominio del inglés.
Al menos cinco años de experiencia como asistente ejecutivo.
Nivel avanzado de inglés
Discreción y buen criterio en situaciones confidenciales, y experiencia contrastada interactuando
con la alta dirección.
Fuertes habilidades de comunicación interpersonal, escrita y oral.
Fuerte dominio de Microsoft Office.
Excelente etiqueta telefónica, correo eléctrico, mensajería instantánea y capacidad para gestionar
prioridades en gestión de calendario.
Experiencia Essential Desirable
Entre 10 y 15 años de experiencia relevante a la posición. X
Técnico en administración / logística áreas similares afines relevantes a
la posición.

x

Technical skills
Experiencia en apoyo administrativo para oficina con personal entre 10-
20 personas

x
Habilidades en logro de resultados y gestión de múltiples demandas. x

Attributes
(Central) Comunicación clara y con confianza, demostrada capacidad de
combinar escucha activa, generación de preguntas y abrir espacios para
el dialogo y construcción en equipo

X

(Central) Capacidad de trabajo autónomo y adaptabilidad a entornos
rurales de trabajo (trabajo en campo).

X

(Central) Gestión de relaciones internas- trabajo en equipo y
colaboración, aportaciones de otras, fortalecimiento de relaciones con
diferentes actores e interesados dentro y fuera de la organización.
X

(Central) Habilidades interpersonales para el trabajo en equipo, que
fomenten el progreso de las actividades y una sana convivencia.
X

General skills
Planificación y organización, demostrada con capacidad para cumplir
entregas en plazos múltiples de manera eficiente, gestionando su
X

propio tiempo de acuerdo con las prioridades del equipo.
Experiencia en uso de herramientas ofimáticas MS Office365 (Excel,
PowerPoint y Word, en particular), habilidades en el procesamiento y
manejo de datos y estadísticas básicas.

X

Dominio del idioma inglés escrito y oral nivel avanzado x