Analista documental

Nos encontramos en la búsqueda de Analista Documental es responsable de asegurar que toda la documentación operativa relacionada con la flota de vehículos, contratos, licencias y otras gestiones administrativas se maneje de forma precisa, oportuna y en cumplimiento con las normativas legales. Además, brinda soporte al equipo de operaciones y clientes internos y externos, garantizando un adecuado flujo de información.

Responsabilidades Principales:
Control y actualización de la documentación de vehículos: contratos de arrendamiento, licencias, pólizas de seguros, permisos, etc.
Gestión y archivo físico y digital de la documentación operativa, asegurando su correcta clasificación y resguardo.
Seguimiento y renovación de documentos clave (licencias, seguros, certificados de inspección).
Coordinación con las áreas de operaciones y servicio al cliente para garantizar que la documentación necesaria esté completa y disponible para la entrega o devolución de vehículos.
Atención a solicitudes de clientes internos y externos relacionadas con documentación operativa, brindando un servicio eficiente y profesional.
Elaboración y envío de reportes operativos y de gestión documental a la gerencia o áreas involucradas.
Garantizar el cumplimiento de las normativas locales y empresariales en relación a la documentación de la flota vehicular.
Soporte en auditorías internas y externas, proporcionando los documentos requeridos en tiempo y forma.

Requisitos Técnicos:
Formación: Técnico o tecnólogo en Administración de Empresas, Gestión Documental, Logística, o áreas afines.
Experiencia: 2 a 3 años de experiencia en gestión documental, preferiblemente en empresas de transporte, automotrices o relacionadas con flotas de vehículos.
Conocimiento: Manejo de herramientas ofimáticas (Excel, Word) y software de gestión documental o ERP.
Normativa: Conocimiento de normativas relacionadas con la gestión documental y el control de vehículos (licencias, seguros, permisos de circulación, etc.).

Habilidades y Competencias:
Organización: Excelente capacidad para organizar grandes volúmenes de información y documentos de manera eficiente.
Atención al detalle: Precisión en la revisión y clasificación de documentos.
Manejo de tiempos: Habilidad para gestionar plazos de vencimiento y fechas críticas (renovación de documentos, licencias, etc.).
Comunicación: Capacidad para interactuar con diferentes áreas de la compañía y con clientes, transmitiendo información de manera clara y efectiva.
Solución de problemas: Resolución ágil de inconvenientes relacionados con documentación incompleta o fuera de plazo.

Habilidades Blandas:
Proactividad y capacidad para trabajar bajo presión.
Habilidades de atención al cliente, con un enfoque en ofrecer soluciones y mantener una comunicación efectiva.
Trabajo en equipo y capacidad para colaborar con áreas operativas y administrativas.
Discreción y ética profesional en el manejo de documentos confidenciales.